Razmišljate o svom prvom prodajnom sajmu, ali ne znate kako se pripremiti i što sve obaviti prije samog sajma? U ovom tekstu potrudit ću se objasniti korake koja sam i sama prošla da biste se što lakše i uspješnije pripremili za svoj prvi sajam.
Voditi svoj posao online otvara mnogo mogućnosti i prilika o kojima smo nekad mogli samo sanjati, no sudjelovanje na sajmovima ima posebne čari, od upoznavanja kupaca, drugih kreativaca i druženja sa njima do novih ideja, suradnji i prijateljstava.
Od ideje do realizacije sajma
Prije nego idete na svoj prvi sajam postoje neke tehničke i zakonske stvari koje morate riješiti, kako bi mogli bezbrižno sudjelovati na sajmu. Ako ste do sad uplate primali samo transakcijski na račun, niste poslovali sa gotovinom, za prodaju na sajmu ćete primati gotovinu (novčanice, kartice) i prema zakonu obavezni ste sve račune fiskalizirati. Da bi to mogli morate:
- na Fini zatražiti fiskalni certifikat
- odabrati poslužitelja za fiskalnu blagajnu
- otvoriti poslovni prostor (Porezna uprava)
- za primanje kartica odabrati i POS uređaj (ako se odlučite na primanje kartica, nije obavezno)
Fina certifikat za fiskalizaciju
Za fiskalni certifikat potrebno je u Finu odnijeti (dokumentaciju možete pronaći na stranicama od Fine ili ih dobijete od djelatnika):
- ispunjeni zahtjev za izdavanje certifikata
- ispunjeni ugovor u dva primjerka
- kopiju osobne iskaznice
- potvrdu o plaćanju
Certifikat se plaća 49,78 € i vrijedi 5 godina. Ako prvi puta tražite certifikat potrebno je platiti i registraciju poslovnog subjekta u PKI sustav u iznosu od 13,28 €. Registracija subjekta se plaća jednokratno i ne plaćate odmah, već vam uplatnica dolazi naknadno na adresu sjedišta. Certifikat se može zatražiti i online, a više informacija o certifikatu i potrebnu dokumentaciju pronađite ovdje.
Postupak izdavanja certifikata je poprilično brz, za par sati kodovi su spremni za preuzimanje. Jedan dio dolazi vam na mail adresu, a drugi dio na broj mobitela koji ste naveli. Ako niste naveli podatke za online preuzimanje kodova, u tom slučaju kodovi se preuzimaju u Fininom uredu. Kodovi vrijede mjesec dana i u tom vremenu ih trebate unijeti u fiskalnu blagajnu.
Fiskalna blagajna
Danas na tržištu postoje mnogi poslužitelji koji u ponudi imaju fiskalne blagajne, neki od njih su Neosalon, T-Com, A1 i drugi, a vi si birate blagajnu prema vašim potrebama. Predlažem da prije odabira blagajne istražite koja opcija najviše odgovara vašim potrebama prema cijeni i uslugama koje nudi. Također postoje i besplatne fiskalne blagajne, kao MPA Konto koja je odlična, ali nema sve opcije kao blagajne koje plaćate i nemate njihovu podršku u slučaju da vam se dogodi problem koji ne znate riješiti. Uz fiskalnu blagajnu vam treba i printer putem kojeg ćete moći printati račune.
Ako ste se odlučili za besplatnu blagajnu morate sami unijeti kodove koje ste dobili na Fini i unijeti i posložiti sve druge stavke (adresa, oznaka poslovnog prostora, proizvodi, cjenik…) da bi vam blagajna radila. Ako se odlučite na neku od plaćenih verzija operateri sve odrade za vas, vi im samo pošaljete kodove i sve ostale potrebne podatke i imate sve spremno. Uz to uvijek imate njihovu podršku i možete im se obratiti u slučaju nekih problema ili pitanja.
Otvaranje poslovnog prostora
Još jedna važna stavka kod uvođenja fiskalizacije je otvaranje poslovnog prostora. Poslovni prostor se može otvoriti putem ePorezne, a možete i osobno ići u Poreznu upravu i odnijeti ispunjeni obrazac.
Online otvaranje poslovnog prostora je relativno jednostavno i brzo, ali trebate paziti kod unosa oznake poslovnog prostora jer jednom kad ju upišete više se ne može promijeniti. Vi ju sami birate, može biti broj ili slovo ili kombinacija i ne smije biti ista kao i oznaka poslovnog prostora u kojem primate samo transakcijske uplate. Oznaka poslovnog prostora mora pisati na svakom računu i važno je da oznaka poslovnog prostora koju ste upisali bude jednaka kao i oznaka prostora na računu.
Za tip poslovnog prostora trebate odabrati pokretni poslovni prostor. Pod adresu poslovnog prostora upisujete adresu sjedišta obrta/firme.
Kod unosa djelatnosti pazite koju djelatnost ćete navesti kao glavnu. Prema informaciji iz Porezne, glavna djelatnost treba biti ona koja se obavlja na sajmu, a to je prodaja, ne nužno i glavna djelatnost obrta/tvrtke. Moja glavna djelatnost je 74.10 specijalizirane dizajnerske djelatnosti, a glavna djelatnost u poslovnom prostoru za prodaju na sajmu je 47.89 trgovina na malo ostalom robom na štandovima i tržnicama. Uz glavnu djelatnost možete dodati i druge djelatnosti, ali samo jedna može biti glavna.
Radno vrijeme također birate sami i izvan tog vremena ne smijete izdavati račune.
U polje proizvođač/održavatelj softvera upisujete poslužitelja kod kojeg ćete uzeti fiskalnu blagajnu.
U mojem slučaju to izgleda ovako:
Oznaka poslovnog prostora: 2 (za transakcijske uplate oznaka poslovnog prostora mi je 1)
Tip poslovnog prostora: pokretni poslovni prostor
Oznaka o izdavanju dokumenta iz čl.27.b. Zakona: ne označujete kućicu
Djelatnost: 47.89 glavna, sporedne 74.10, 32.99, 17.29
Proizvođač: MPA konto
Održavatelj: moje ime (ako imate poslužitelja fiskalne blagajne koji vam i održava blagajnu onda upisujete njega, ako sami održavate onda upisujete sebe)
Radno vrijeme: 08:00 – 24:00 od ponedjeljka do nedjelje
Nemojte zaboraviti navedene promjene unijeti i u Interni akt i Blagajnički minimum/maksimum.
Pos uređaj
Ako se odlučite za primanje kartica na sajmu trebate imati i pos uređaj. Primanje kartica nije obavezno, ali je svakako dobro primati i kartice jer ih ljudi puno koriste. Može vam se dogoditi da izgubite kupca jer ne primate kartice. Tu su također razne mogućnosti, a prema vašim potrebama odaberite opciju koja je najbolja za vas. Banke u ponudi imaju klasične pos uređaje, ali postoji i opcija pos uređaja putem aplikacije na mobitelu tako da vam pos uređaj uopće ni ne treba. Mnogi poslužitelji nude i sve u jedan opciju gdje imate blagajnu, pos uređaj i printer u jednom i sve radite na jednom aparatu. Koju god opciju odabrali, najvažnije je da ste vi zadovoljni i da služi vašim potrebama. A u slučaju da nečim niste zadovoljni, uvijek možete uslugu otkazati i pronaći onu koja vam više odgovara.
Ja ne sudjelujem često na sajmovima pa sam se odlučila za besplatnu fiskalnu blagajnu MPA Konto koja se koristi na mobitel, imam mali termalni printer za ispis računa i SoftPos aplikaciju za primanje kartica također putem mobitela, što znači da od opreme koristim samo mobitel (koji mi je i fiskalna blagajna i pos aparat) i termalni printer za printanje računa. Jedino što ne mogu isprintati slip od kartice, ali može se poslati na mail, broj mobitela, viber…, pa ni to nije problem.
Vrijeme je za prvi sajam
Nakon što ste riješili zakonske i tehničke stvari, spremni ste za svoj prvi sajam. Ali prije trebate skupiti i određenu dokumentaciju koju uvijek morate imati sa sobom na svakom sajmu. Možda vam se čini puno papira, ali jednom kad ih pripremite imate ih za svaki sajam. Nikad ne znate kada vam inspekcija može doći, a kazne nisu male i ne isplati se riskirati.
Papiri koje u svakom trenutku trebate imati na sajmu:
- ugovor s organizatorom sajma
- obrtnica
- interni akt
- blagajnički minimum/maksimum
- popis inventara (proizvoda koje imate u prodaji)
- knjiga računa za male obveznike fiskalizacije (može se kupiti u NN) koju je prije prvog sajma potrebno odnijeti u Poreznu upravu na ovjeru
Informacije koje trebaju biti istaknute na štandu
Uz dokumente koje trebate imati uz sebe, trebate pripremiti i informacije koje moraju biti istaknute i vidljive na vašem stolu ili štandu. To su:
- podaci o poslovnom subjektu
- radno vrijeme sajma
- obavijest kako postupiti u slučaju žalbe
- obavijest o prihvatljivim načinima plaćanja (gotovina, kartice)
- naljepnica bez računa se ne računa
- cjenik
- svaki artikl mora imati deklaraciju (deklaracija mora sadržavati: naziv proizvoda, sastav, ime proizvođača, mjesto proizvodnje, godina proizvodnje, cijena)
Nekoliko savjeta za kraj...
I za kraj još nekoliko savjeta oko pripreme i nekih drugih stvari koje bih rado da sam znala prije nego sam išla na svoj prvi sajam.
Organizator sajma
Ako od organizatora niste dobili nikakve službene informacije, a imate još pitanja ne ustručavajte se pitati. Neki organizatori su jako dobro organizirani i dobijete dopis sa detaljnim informacijama i uputama, dok od nekih nećete dobiti informacije ako ne pitate. A kad ste novi onda ni ne znate što trebate pitati. Važno vam je da znate koja je vaša točna kvadratura, koliko smijete ići u visinu sa svojim stvarima, da li smijete stvari staviti i na pod pokraj svojeg stola i sl. Svaki sajam je drugačiji i zato je važno da se informirate prije sajma. U suprotnom neke stvari saznate na licu mjesta, a onda vam je prekasno da se preorganizirate.
Društvo
Možda na samom sajmu i možete biti sami, ali u društvu je uvijek ljepše i lakše. Ako nemate nekoga tko je cijelo vrijeme sa vama, osigurajte si pomoć barem kod istovara i utovara stvari, nošenja stvari od auta do vašeg mjesta, kod slaganja štanda… Društvo vam uvijek dobro dođe da vam skokne po hranu, vodu, pripazi da odete na wc i sl… U slučaju gužve na štandu, uvijek može umjesto vas dati neke osnovne informacije i porazgovarati sa kupcem.
Uređenje štanda
Uređenje štanda vam se možda čini kao najlakša stvar, ali uređenje štanda je vaš izlog; način na koji ste složili svoje stvari će ljude nagnati da zastanu ili će samo proći bez da vas uoče. Zato nije važno da samo stvari izvadite i pokažete, već je bitno i kako ćete ih složiti. Štand treba vizualno biti privlačan, a opet ne prenatrpan, kad nešto prodate uvijek lako nadopunite. Dan prije doma si možete sve posložiti na stolu sličnih dimenzija i poslikati i drugi dan kad slažete ne morate razmišljati na koji način složiti jer već imate sve spremno. Ako je moguće jedan dio štanda malo podignite da nije sve u ravnini, na taj način će proizvodi biti uočljiviji.
Pažnju kupaca je teško zadržati pa je važno da je na štandu sve vizualno lako dostupno i uočljivo. Ako se ništa ne događa, zaokrenite proizvode, zamijenite im mjesta, isprobavajte što funkcionira. Uključite svoje brend boje za dekoraciju, stolnjak i sve što koristite. Nema smisla da imate crveni stolnjak ako crvena nije boja koju koristite za svoj brend. Ili da jedanput imate zeleni stolnjak, drugi put crni. Bitno je da postanete prepoznatljivi. Prvi put na sajmu naravno ne možete već biti prepoznatljivi, zato je bitno da koristite svoje boje. Napravite si i natpis s vašim logom ili imenom brenda da ljudi znaju kod koga su zastali i da vas zapamte.
Na štandu sve neka bude vizualno privlačno, lako dostupno i uočljivo.
Pripremite QR kod za društvene mreže da vas kupci odmah mogu pronaći i zapratiti na društvenim mrežama. Uzmite i posjetnice jer ljudi će vam se i naknadno javiti ako im se vaš proizvod svidio. Cijene si složite da budu uočljive i lako dostupne da olakšate i sebi i kupcima. Uz cjenik si isprintajte i dodatne malo veće cijene koje stavite kraj proizvoda jer ćete inače puno odgovarati koja je cijena određenog proizvoda. Nemojte zaboraviti na vrećice, naljepnice, papir i druge stvari koje bi vam mogle zatrebati kod prodaje i pakiranja vaših proizvoda.
Ako imate puno različitih motiva istog proizvoda, npr. čestitke, ilustracije i sl., pratite i zapisujte koje motive ste prodali. To će vam olakšati kod nadopunjavanja i praćenja koji motivi vam se najbolje prodaju.
Ljudi
Nemojte zaboraviti na odnos sa kupcima. Svakom potencijalnom kupcu se nasmijte i pozdravite, i slobodno pitajte što traže, za koga… Ljudi će se upustiti u razgovor s vama i zainteresirat će se za vaše proizvode i lakše se odlučiti na kupnju. Slušajte komentare od kupaca, ali i ljudi koji samo prolaze i komentiraju vaše ili tuđe proizvode. Ako treba i zapišite, to vam može biti dobar pokazatelj što ljudi traže i dati vam dobre ideje za stvaranje novih proizvoda.
I za kraj, ako ste sami, nemojte zaboraviti uzeti vodu, punoooo vode i hranu. Ako ćete biti gladni nećete biti raspoloženi, a to sigurna sam nećete.
Ako se spremate na svoj prvi sajam znam da vam je sve zbunjujuće i da imate puno pitanja zato se nadam da će vam ovaj članak pomoći i olakšati oko pripreme. Ako imate kakvo pitanje slobodno me kontaktirajte, rado ću vam pomoći.
Ovaj tekst je napisan iz osobnog iskustva, ako niste sigurni da li ste sve napravili kako treba svakako preporučam stručnu osobu za savjetovanje i pomoć.
Da li već sudjelujete na sajmovima ili se tek spremate na svoj prvi sajam?
